Oltre che con tutte le pubbliche amministrazioni e i gestori di servizi pubblici, la dichiarazione sostitutiva di atto notorio può essere utilizzata anche con i soggetti privati che lo consentono.
Si può usare la dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà per certificare, a titolo definitivo:
- stati, fatti e qualità personali, a diretta conoscenza dell’interessato, non compresi nell’elenco dei casi in cui si può ricorrere all’autocertificazione;
- stati, fatti e qualità personali relativi ad altri soggetti di cui il dichiarante abbia conoscenza diretta.
La dichiarazione può riguardare anche la conformità all’originale della copia di:
- atti o documenti conservati o rilasciati da una pubblica amministrazione
- pubblicazioni
- titoli di studio o di servizio
- documenti fiscali che devono essere obbligatoriamente conservati dai privati.
- cittadini italiani e dell’Unione europea, persone giuridiche, società di persone, pubbliche amministrazioni, enti, associazioni e comitati aventi sede legale in Italia o in uno dei paesi dell’Unione europea;
- cittadini di paesi stranieri non appartenenti all’Unione europe regolarmente soggiornanti in Italia limitatamente ai dati e ai fatti che possono essere attestati dall’amministrazione pubblica, o se previsto da speciali disposizioni di legge e/o da reciproche convenzioni internazionali.
Casi particolari – minori, interdetti, inabilitati
– MINORI: può dichiarare chi ne esercita la patria potestà o il tutore;
– INTERDETTI: può dichiarare il tutore;
– INABILITATI E MINORI EMANCIPATI: può dichiarare l’interessato con l’assistenza del curatore;
– CHI NON SA O NON PUO’ FIRMARE deve rendere la dichiarazione davanti al pubblico ufficiale
– CHI SI TROVA IN CONDIZIONI DI TEMPORANEO IMPEDIMENTO per motivi di salute: la dichiarazione può essere resa davanti al pubblico ufficiale dal coniuge o, in sua assenza dai figli o, in mancanza di questi ultimi, da un parente in linea retta o collaterale fino al terzo grado.
Nel caso venga richiesta da una Pubblica amministrazione o da un gestore di pubblico servizio, la dichiarazione sostitutiva può essere:
- sottoscritta in presenza del dipendente addetto a riceverla;
- sottoscritta ed inviata via posta, fax, email o pec allegando copia di un documento di identità del dichiarante;
- firmata digitalmente ed inviata via email o via pec.
Se invece deve essere presentata a soggetti privati (ad es. banche, assicurazioni) o a Pubbliche amministrazioni ai fini della riscossione di benefici economici da parte di terzi (ad es. delega a riscuotere pensioni, contributi, ecc.) la firma deve essere autenticata. L’autenticazione consiste nell’attestazione, da parte del pubblico ufficiale competente, che la sottoscrizione è stata apposta in sua presenza, previo accertamento dell’identità del dichiarante.
Le dichiarazioni sostitutive hanno la stessa validità temporale degli atti che sostituiscono.