Accesso agli atti e documenti amministrativi del Comune

Cos’è il diritto di accesso ai documenti amministrativi e chi lo può esercitare
L’art. 22 della legge 241/1990 definisce il diritto di accesso come il diritto di prendere visione e ad estrarre copia di documenti amministrativi detenuti dal Comune.
Lo possono esercitare tutti i soggetti privati, compresi quelli portatori di interessi pubblici o diffusi, che abbiano un interesse diretto, concreto ed attuale collegato ad una situazione che sia giuridicamente tutelata e connessa al documento oggetto di richiesta di accesso. L’istanza necessita pertanto di motivazione.
La domanda può esser presentata dal soggetto direttamente o da un suo delegato: legale rappresentante-difensore, procuratore, tutore. La delega, con copia fotostatica del documento di identità del delegante, deve essere allegata alla richiesta.

Cosa si può chiedere
È possibile richiedere ogni documento amministrativo inteso quale rappresentazione grafica, fotocinematografica, elettromagnetica o di qualunque altra specie del contenuto di atti.
I documenti possono essere interni o non, relativi ad uno specifico procedimento, che siano detenuti dalla PA e che concernano attività di pubblico interesse, indipendentemente dalla loro natura sostanziale pubblica o privata.
Nota bene: Il Comune non è tenuto a elaborare dati in suo possesso al fine di soddisfare le richieste di accesso agli atti.
In caso di documenti che l’amministrazione deve pubblicare nella sezione Amministrazione trasparente, la loro visione o richiesta di copia segue una diversa modalità di accesso, definita “accesso civico semplice” .

Cosa non si può chiedere
Ai sensi dell’art. 24 della legge 241/1990 non possono essere oggetto di accesso i seguenti documenti:
– i documenti coperti da segreto di Stato o da divieto di divulgazione previsti dalla legge o da regolamenti governativi;
– i documenti relativi a procedimenti tributari di terzi;
– la documentazione inerente l’attività del Comune diretta all’emanazione di atti normativi generali, di pianificazione e di programmazione;
– i documenti relativi a procedure selettive del personale contenenti informazioni di carattere psico-attitudinale relative a terzi;
– i documenti richiesti per categorie generali, la cui conoscenza sia rivolta ad un controllo generalizzato dell’operato del Comune;
– documenti che riguardino dati sensibili delle persone fisiche e di gruppi di impresa, quando riguardino diritti inviolabili e garantiti dalla Costituzione, quali, in via esemplificativa: appartenenza razziale, religiosa, opinioni politiche, salute, fedi religiose, casellario penale, corrispondenza, stati familiari, rapporti economici e di alimenti. È comunque garantito l’accesso  a questi documenti quando siano strettamente indispensabili alla cura e difesa di interessi giuridici e, nel caso siano presenti dati idonei a rilevare lo stato di salute e la vita sessuale, nei limiti imposti dalla normativa in tema di tutela della riservatezza dei dati.
– Altri casi di esclusione dal diritto di accesso disciplinati dal Regolamento per il diritto di accesso ai documenti amministrativi.

Come fare la richiesta
L’art. 25 della legge 241/1990 disciplina le modalità di esercizio del diritto di accesso. Tale diritto si esercita:
A) mediante visione (c.d. accesso informale): il diritto di accesso può essere esercitato in via informale, dietro semplice richiesta verbale all’ufficio che ha formato o detiene stabilmente il documento, se la tipologia del documento richiesto esclude la presenza di controinteressati. La valutazione se ammettere o meno l’accesso in via informale spetta al Responsabile dell’Ufficio.
B) mediante estrazione copia o copia conforme all’originale (c.d. accesso formale): ove invece sia necessario compiere una valutazione più approfondita sull’interesse manifestato dal richiedente per accedere agli atti, o sulla eventuale presenza di controinteressati all’esercizio del diritto di accesso, è necessario presentare formale richiesta di accesso agli atti utilizzando la modulistica presente in allegato in fondo alla pagina.

La richiesta di accesso documentale, redatta su apposito modello, può essere presentata dall’interessato/a  con le seguenti modalità:
– utilizzando il form online mediante autenticazione con SPID, CNS o CIE ;
– inviata tramite posta elettronica certificata all’indirizzo comune.lastra-a-signa@pec.it . La richiesta per essere valida deve essere sottoscritta digitalmente dall’interessato/a o sottoscritta con firma autografa dall’interessato/a unitamente alla copia del documento di identità in corso di validità ;
– inviata tramite posta elettronica ordinaria all’indirizzo urp@comune.lastra-a-signa.fi.it . La richiesta per essere valida deve essere sottoscritta digitalmente dall’interessato/a o sottoscritta con firma autografa dall’interessato/a unitamente alla copia del documento di identità in corso di validità ;
– inviata tramite raccomandata a/a o posta ordinaria al seguente indirizzo: Comune di Lastra a Signa, Piazza del Comune n. 17, 50055 Lastra a Signa (FI). La richiesta per essere valida deve pervenire unitamente alla copia del documento di identità in corso di validità di chi la sottoscrive;
– tramite consegna a mano allo Sportello Unico al Cittadino ;

Termini di conclusione del procedimento
Nel caso di accesso esercitato in via informale la richiesta viene soddisfatta immediatamente, senza particolari formalità ma comunque dietro pagamento delle eventuali spese di riproduzione dei documenti.
Nel caso di accesso formale il procedimento deve concludersi entro 30 giorni dalla ricezione dell’istanza, fatti salvi i casi di sospensione o differimento.
In ogni caso il ritiro delle copie o la visione degli atti deve avvenire entro 30 giorni dalla comunicazione di accoglimento dell’istanza di accesso. Trascorso tale termine il procedimento viene archiviato, e l’interessato deve eventualmente presentare una nuova istanza per poter ottenere l’accesso.

Cosa si deve fare in caso di rigetto della richiesta di accesso
In caso di diniego dell’accesso, espresso o tacito, o di differimento dello stesso, l’interessato può presentare ricorso al Tribunale amministrativo regionale ai sensi dell’articolo 116 del Codice del processo amministrativo di cui al decreto legislativo 2 luglio 2010, n. 104.
L’interessato può altresì presentare richiesta di riesame al difensore civico competente.

Costi
L’accesso mediante semplice visione degli atti è gratuito.
L’accesso mediante estrazione di copia semplice è soggetto al costo di riproduzione delle copie nella misura di euro 0,10 per ogni copia formato A4, ed euro 0,20 per ogni copia formato A3.
L’accesso mediante estrazione di copia conforme all’0riginale è soggetto al costo di riproduzione delle copie (vedi accesso mediante estrazione di copia semplice) e a 2 marche da bollo da 16 euro.

Normativa
– Legge 241/1990, articoli 22 e seguenti;
– DPR 184/06 “Regolamento per la disciplina dell’accesso agli atti” ;
– Statuto del comune di Lastra a Signa, art. 56;
– Regolamento comunale sul diritto di accesso ai documenti amministrativi ;
– Regolamento comunale su procedimento amministrativo ;