L’autentiche di firma consiste nell’attestazione da parte del funzionario incaricato dal Sindaco che la firma su un documento è stata apposta in sua presenza, previo accertamento dell’identità del dichiarante.
Mentre il notaio, per legge e regolamento del notariato, è competente ad autenticare la sottoscrizione di atti di qualsiasi natura (dichiarazioni di fatti, stati e qualità, manifestazioni di volontà, atti negoziali, ecc.), le competenze del funzionario incaricato dal Sindaco in materia di autentica di firma sono “eccezionali”, ovvero derivano da norme che gli attribuiscono precise e specifiche facoltà. In altri termini, il funzionario comunale può intervenire solo nei casi in cui la legge lo consente e per gli atti dalla stessa specificati.
COSA E’ POSSIBILE AUTENTICARE
La principale norma di riferimento che autorizza i pubblici ufficiali, diversi dai notai, ad autenticare le firme è l’articolo 21 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000 n. 445. Tale norma attribuisce al dipendente incaricato dal Sindaco la competenza ad autenticare le sottoscrizioni su istanze e dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà. L’elemento essenziale che qualifica la dichiarazione sostitutiva e che la distingue da altri atti giuridici sta nel fatto che ciò che viene dichiarato sia conosciuto direttamente da colui che rende la dichiarazione. Deve quindi trattarsi necessariamente di qualcosa che si è già realizzato e può consistere in:
– un fatto (inteso come un accadimento o una situazione che si è già concrettizzata ad es. aver subito danni a seguito di calimità naturale, aver presentato una richiesta di condono,.) ;
– uno stato (inteso come una particolare condizione in cui può trovarsi un individuo, ad es. essere proprietario di un immobile, essere erede di una persona, essere sposato ecc…) ;
– una qualità personale (intesa come una specifica caratteristica o prerogativa di una determinata persona ad es. essere titolare di un impresa, non essere soggetto all’imposta sui redditi ecc..) di cui il dichiarante sia a diretta conoscenza riguardanti se stesso e altre persone, non autocertificabili, da presentare a soggetti privati quali banche, assicurazioni, etc. (art. 21 del D.P.R. n. 445/2000);
Nota bene
Le dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà e le istanze da produrre a pubbliche amministrazioni e a gestori di pubblici servizi non prevedono l’autenticazione della sottoscrizione; possono essere presentate direttamente mediante apposizione della firma davanti al pubblico dipendente addetto alla ricezione dell’atto, oppure mediante presentazione (ad esempio, a cura di un familiare del firmatario) dell’atto già sottoscritto unitamente a copia fotostatica non autenticata di un valido documento di identità del sottoscrittore oppure possono essere inviate anche per via telematica o a mezzo postale con allegata copia fotostatica non autenticata di un valido documento di identità del sottoscrittore.
Altre disposizioni speciali che autorizzano i dipendenti incaricati dal Sindaco ad autenticare le sottoscrizioni
– Istanze da presentare a privati;
– Deleghe rivolte alla Pubblica Amministrazione o a gestori di pubblici servizi non concretanti una procura (ad es. riscuotere benefici economici, ritirare ratei di pensione, consegnare o ritirare atti e documenti per conto della persona delegante);
– Autentica della sottoscrizione del consenso scritto, da parte degli aspiranti all’adozione, all’incontro fra questi ed il minore da adottare (art. 31, comma 3 lett.e, legge 4 maggio 1983, n. 184);
– Atti previsi dal Codice di procedura penale, ai sensi dell’art. 39 del decreto legislativo n. 271 del 28/07/1989 (es. nomina del difensore, del mandato ad agire, della procura speciale o qualsiasi altro atto per cui il codice di procedura penale preveda l’autentica) – In questi casi l’autenticazione è esente bollo, ai sensi dell’art. 3 della tabella alleg. B del D.P.R. 642/1972;
– Autentica della firma sulla busta contenente la scheda di votazione per l’elezione degli organi di ordini professionali (Art. 3, comma 7 del D.P.R. n. 169 del 08/07/2005). In questi casi l’autenticazione è esente bollo, ai sensi della Risoluzione n. 91/E del 23/10/2015 dell’Agenzia delle Entrate, Direzione Centrale Normativa;
– Passaggi di proprietà di beni mobili registrati, quali automobili, motocicli, rimorchi, imbarcazioni (art.7 decreto legge n. 223 del 04/07/2006);
– Sottoscrizioni apposte in calce alla manifestazione di volontà alla cremazione effettuata dai congiunti del defunto in mancanza di disposizione testamentaria (Art. 79 DPR n. 285/1990);
– Atti previsti dall’art. 14 della Legge 21/03/1990 n. 53 in materia elettorale : Al fine della semplificazione del procedimento elettorale al funzionario incaricato dal Sindaco è delegata la competenza ad autenticare tutta una serie di sottoscrizioni (accettazione della candidatura, sottoscrizione delle liste elettorali, designazione dei rappresentanti di lista). In questi casi l’autenticazione è esente bollo, ai sensi della Risoluzione n. 91/E del 23/10/2015 dell’Agenzia delle Entrate, Direzione Centrale Normativa;
– Autentica delle quietanze liberatorie del pagamento dell’assegno emesso senza provvista dopo la scadenza del termine di presentazione (art. 8 comma 3 bis del Decreto Legge 70 del 13 maggio 2011): La quietanza liberatoria è un atto a forma vincolata mediante il quale il creditore, liberando il debitore, non si limita a dichiarare di aver ricevuto una data somma di denaro a fronte di un assegno sprovvisto di copertura, ma esprime una volontà ben precisa, volta a liberare il debitore dall’obbligazione contratta nei confronti del creditore.
COSA NON E’ POSSIBILE AUTENTICARE
Il funzionario incaricato dal Sindaco non può autenticare le firme relative a:
– dichiarazioni d’impegno e di volontà;
– accettazioni o rinunce d’incarico (es. rinunce ad eredità);
– procure (la procura è lo strumento giuridico attraverso il quale si realizza l’istituto, tipico del diritto privato, della rappresentanza, in virtù del quale un soggetto è autorizzato per legge a sostituirsi ad altro soggetto nel compimento di attività giuridica per conto di quest’ultimo. Il rappresentante, quindi, partecipa al compimento di attività giuridica e ciò lo differenzia nettamente dal delegato. Il delegato è colui che riceve l’estrinsecazione materiale di un provvedimento amministrativo che si è già perfezionato);
– deleghe rivolte ai privati;
– dichiarazioni future;
– scritture private e meri rapporti tra privati;
– dichiarazioni a contenuto negoziale regolate dal codice civile (contratti);
– autorizzazioni;
– diffide ad adempiere.
In questi casi è necessario rivolgersi ad un notaio (vedi circolare Ministero dell’Interno n. 10 del 30 luglio 1993).
Nota bene: non può essere autenticata la firma su documenti che non siano scritti in lingua italiana. La lingua ufficiale della Repubblica Italiana (ai sensi dell’art. 1 della Legge 482/1999) è l’italiano; pertanto all’eventuale documento presentato in lingua straniera deve essere allegata idonea traduzione.
La documentazione necessaria ai fini della identificazione è la seguente:
– per i cittadini italiani: il documento di identità in corso di validità;
– per i cittadini stranieri extracomunitari: il passaporto e il permesso di soggiorno;
– per i cittadini stranieri comunitari: l’attestato di soggiorno, unitamente al passaporto o altro documento di identità valido.
ITER DEL PROCEDIMENTO
L’autenticazione della firma può essere effettuata in qualsiasi Comune, indipendentemente dalla residenza del richiedente.
Per effettuare un autentica di firma nel Comune di Lastra a Signa occorre presentarsi personalmente presso lo Sportello Unico al Cittadino, muniti di un valido documento di riconoscimento e della dichiarazione da sottoscrivere.
Il funzionario incaricato verifica se ha competenza ad autenticare la firma sul documento presentato, accerta l’uso di tale dichiarazione per un’eventuale esenzione dell’applicazione della marca da bollo, fa apporre la firma al richiedente, appone timbri, data e firma di rito.
CASI PARTICOLARI
Autentiche di firme per minorenni
Per i minorenni la firma deve essere apposta da chi esercita la patria potestà o dal tutore.
Autentiche di firme per interedetti
Per gli interdetti la firma è apposta dal tutore, previa verifica del decreto di nomina.
Autentiche di firme a domicilio
Per i cittadini che per gravi motivi sono impossibilitati a presentarsi personalmente allo sportello, ma sono capaci di intendere e volere, l’ufficio Anagrafe può inviare un incaricato a domicilio, su appuntamento, presso l’abitazione, l’ospedale, casa di riposo, carcere, situati all’interno del territorio comunale di competenza. In questo caso occorre presentare specifica richiesta allo Sportello Unico al Cittadino consegnando preventivamente la documentazione da autenticare senza firma.
Autentiche di firme per atti e documenti da presentare all’estero
Se l’atto deve essere prodotto all’estero e si vuole che mantenga la sua valenza legale a tutti gli effetti, la sottoscrizione del Pubblico Ufficiale del Comune deve essere poi “legalizzata e apostillata” dal competente ufficio della Prefettura di Firenze.
Autentiche di firme per persone impossibilitate ad apporre la firma
– Se il dichiarante non è in grado di firmare, è sufficiente che apponga un segno di croce sul documento.
– Se il dichiarante, capace di intendere e di volere, ha una impossibilità fisica alla firma (tutto quanto rientra nell’incapacità fisico/materiale di reggere una penna), al posto della firma si scriverà “impossibilitato alla firma per incapacità fisica” e poi procederà all’autenticazione; in questo caso comunque il richiedente, pur non riuscendo ad apporre dei segni grafici in calce al documento, manifesta con le parole o con i gesti la propria volontà alla sottoscrizione.
– Se il dichiarante, oltre a non essere in grado di firmare il documento, non è in grado di manifestare una propria volontà per incapacità di intendere e di volere, non si potrà procedere ad alcuna autenticazione di sottoscrizione. Se i congiunti si trovassero quindi nell’impossibilità, a causa della mancanza del documento con sottoscrizione autenticata, di presentare istanze nell’interesse dell’incapace e se l’incapacità risulta non temporanea sarà necessario che adottino le procedure di legge previste per la nomina di Amministratori di sostegno o tutori.
DESTINATARI DEL SERVIZIO
Cittadini residenti e non residenti che ne fanno richiesta.
TEMPI
Rilascio immediato, salvo necessità di verifica e approfondimenti (in tal caso il tempo di rilascio è di 5 giorni lavorativi).
COSTI
L’autentica di firma è soggetta all’imposta di bollo pari a € 16,00 fin dall’origine, ai sensi del DPR 642/72, a meno che non siano previste specifiche esenzioni per il particolare uso al quale tali documenti sono destinati; in questi casi, la norma di esenzione deve essere espressamente indicata sul documento. Chi ritiene di avere diritto ad una esenzione, ha sempre l’obbligo di dichiarare la norma che la prevede, non potendo l’operatore suggerire eventuali cause di esenzione.
– Autentiche in bollo: € 16,00 per marca da bollo + € 0,52 per diritti di segreteria.
– Autentiche in carta semplice: € 0,26 per diritti di segreteria. In questo caso è necessario dichiarare all’operatore dello sportello l’uso e la norma che prevede l’esenzione dall’imposta bollo.
In caso di due o più persone che devono autenticare una propria sottoscrizione su una istanza o dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà, se l’atto non è esente dal bollo si apporranno tante marche da bollo quante sono le sottoscrizioni da autenticare (fanno eccezione le autenticazioni di sottoscrizione effettuate in occasione di un passaggio di proprietà di bene mobile registrato che scontano sempre e comunque una sola marca da bollo)